Att skapa bra möten

Vad är ett bra möte?

Hur många gånger har du inte blivit kallad till ett möte och funderat över varför du skall gå dit? I bästa fall har du fått en mötestid och var du skall befinna dig…

Mötet är en förutsättning för att både individer, organisationer och företag ska utvecklas positivt och nå sina mål. Men det gäller att använda mötet på rätt sätt. Resultatet av mötet ska slutligen bli synligt ute i organisationen och påverka både medarbetare och kunder.

Förberedelser

Innan deltagare bjuds in till ett möte är det viktigt att tänka på syftet för mötet. Är det att lösa ett problem, sprida information, avrapportera beslut eller planera ett jobb? Vilka förväntningar har den som bjuder in till mötet och vilka förväntningar har de inbjudna?

Agendan bör skickas ut minst ett par dagar innan mötet så att alla mentalt och praktiskt vet vad det handlar om. På detta sätt kan också deltagare som är osäkra om de berörs av mötet ta ställning till om det är av vikt för dem att delta. En bra grundregel är att det bör finnas minst två punkter på agendan som bör kännas angelägna för att mötet ska kännas motiverade. Endast de som kan tillföra något eller de som kan bli tillförda ett värde bör bli kallade till ett möte. På agendan ska också start- och sluttid för mötet anges bland annat för att undvika att deltagare tittar på klockan och är stressade.

Ju mer mötesledaren förbereder desto effektivare blir mötet men det är också viktigt att lämna plats och tid för kreativitet och frågor utanför agendan.

Ett tips för att veta om det är värt att kalla till ett möte är att ställa sig frågan om det inte går att informera om detta på annat sätt t ex via mail eller Intranät.