Vårstädning på skrivbordet

När den skarpa vårsolen lyser upp de smutsiga vrårna är det dags för en av årets storstädningar. Kanske är det dags att även låta skrivbordet få sitt. Ett välorganiserat skrivbord kan spara tid och därmed pengar, lovar effektivitetskonsulten.

Mer eller mindre stora högar av papper på skrivbordet, mängder av ilskna post-it-lappar fastklistrade över arbetsplatsen. Det är ingen rolig början på dagen och är du inte stressad innan du kom så lär du bli det vid åsynen.
-Ett stökigt skrivbord behöver inte betyda att man är en slarver, det betyder bara att man är dålig på att tidsplanera.
Det säger Eija Källi, som är effektivitetskonsult med egna företaget Concresco. Under tio år har hon hjälpt företag att arbeta mer strukturerat och därmed mer effektivt.
Hennes erfarenhet är att cirka 20 procent av personerna inom ett företag jobbar effektivt och strukturerat, resten inte. Och det gäller oavsett bransch.
-Men alla vill egentligen ha ett städat och organiserat skrivbord när de kommer till en ny arbetsdag. Det ger en känsla av kontroll och minskar stressen.
Och det är faktiskt inte så svårt att få en strukturerad arbetsplats.
-Samla alla papper i en stor hög, tipsar Eija Källi. Ta fram post-it-lappar och plastmappar och eventuellt korgar och börja sortera, ett papper i taget.
Eijas förslag är att sortera i sex olika högar: 1) korta jobb, 2) långa jobb, 3) bevaka/vänta 4) att läsa, 5) egna referenser och 6) bakgrundsmaterial, som direkt sorteras i pärmar.
Sedan bör alla papper som tillhör ett ämne samlas i en plastficka, hängmappar, tidskriftssamlare eller vad som passar bäst, så blir de lättare att hantera.

Hälften försvinner
Erfarenheterna visar att ungefär hälften av alla papper i den ursprungliga högen försvinner i pappersinsamlingen.
Men om det nu är så enkelt, varför blir det då högar över huvud taget?
-Framför allt handlar det om att vi inte vågar kasta och att vi inte prioriterar tiden det tar att fatta beslut och sortera, konstaterar Eija Källi.
Att gå igenom sina högar och göra en sådan här grovsortering brukar ta cirka en halv dag, och det menar Eija Källi är väl investerad tid.
-Du sparar minst en halvtimme om dagen. Det motsvarar tre veckor per år! En uppdragsgivare berättade till exempel att han sparar flera timmar varje vecka genom att genast sortera alla papper eller skicka dem vidare.
Det gäller alltså att komma igång, och även om arbetet inte går att genomföra på arbetstid tycker Eija Källi att det är tillräckligt viktigt för att stanna kvar en kväll.
-Det bästa är förstås om chefer initierar en eftermiddag för alla med avstängda telefoner och mackor. Då kan var och en rensa sina egna saker och sedan tar alla sig an gemensamma arkiv och bibliotek i datorn.
En sådan här storstädning borde genomföras två gånger per år enligt Eija Källi, men hon vet att långt ifrån alla prioriterar att ta sig den tiden.
-Det är synd. För när det väl är genomfört ger det arbetsglädje, får medarbetarna att må bättre och ökar effektiviteten. Med dagens slimmade organisationer är behovet stort att jobba smartare, inte springa fortare.
Maria Hullgren

 Städtips!
o Våga ta tag i det tråkiga och obehagliga. Det är visserligen roligare att göra de roliga sakerna först, men de tråkiga försvinner ju inte, utan ligger kvar som en klump av dåligt samvete eller stress.
o Använd en ordentlig Att-göra-lista i stället för lösa lappar.
o Ta bara i papper en gång. Läs inte halva och spara "till sen" utan agera direkt: kasta, sortera eller skicka vidare. Det tar visserligen längre tid att gå igenom posten, men det har du snabbt igen.
o Våga välja - och välja bort. När det är uppenbart att tiden inte räcker till måste du prioritera.
o Att jobba strukturerat innebär också att även e-posten bör sorteras och behandlas på samma sätt som det fysiska skrivbordet.
Vårstädning på skrivbordet